こんにちは。EPICKSライターのたかみーです。
突然ですが・・・初めてお仕事をするときに戸惑いませんか?
ビジネスメールという、友人とのやりとりとは異なるコミュニケーション。
相手に伝えたいポイントはおさえつつ、失礼のないようマナーを守った形式を意識したいですよね。
その点をバッチリ抑えれば、メールでも誠実さや誠意はしっかり伝わります！
しかし！それと同時に、相手の顔を見れず、声も聞けるわけでもないため、相手に予期せぬ誤解を与えてしまい、思わぬトラブルとなる可能性もあります。
今回は、そのようなトラブルを防ぐためにもぜひ覚えておきたいビジネスメールの書き方・マナーをご紹介します！
■基本その1
意外と知らない！To、CC、BCCの使いかた
To: 用件を伝えたい相手、返信を求めたい相手のアドレスを記載。
CC: 参考として目を通しておいて欲しい相手のアドレスを記載。
→ 基本このアドレスの相手には確認しておいてもらうだけなので、返信を求めない形になります。
ここで気をつけなければならないことは、
『面識のない相手のアドレスをCCに記載してしまうと、すべての送信先の名前やアドレスが受信者全員にわかってしまう』ことです！
個人情報の漏洩につながるので、送付前に必ず確認するなど注意が必要です。
BCC: お互いに面識のない複数名に一斉送信をしたいとき、それぞれのアドレスを記載します。
→ 例: A社、B社、C社に送信。
上記で説明したCCと違って、BCCの受信者は他の受信者に表示されません。そのため、一斉送信の際に用いられることもあります。
■基本その2
件名はかならず入力する！
受信者はまず件名でメールの内容を把握します。
相手の目に触れる最初の部分でもありますのでわかりやすく簡潔に記載しましょう。
件名は20字程度にまとめると見た目にもとても見やすいため、オススメです！
例1： ○○ゲームのイラストにつきまして
例2： 『GIKUTAS（ギクタス）クエスト☆』トップイラストの見積りにつきまして
例3： ○月○日の取材日時につきまして
さらに、緊急性が高いときには【】を利用することでより内容を強調することができます。
例： 【重要】○月○日の取材日変更につきまして
さあ、宛名の種類、件名のポイントまで説明したところで、いよいよ次は本文作成のポイントです！
下記はメール文の一例です。
このようにそれぞれ「宛名」「名乗り・挨拶」「内容」「締め」「署名」というくくりで内容をまとめていくと簡潔かつ、メールを受け取る人と送付した人が明確になりわかりやすいメール文となります。
■基本その3
一文目はまず「宛名」から！
上記のメール例にもありましたが、文章の一文目には必ず相手の会社名と氏名を記載します。受取人が明確なことで、迷惑メールや間違いメールに混同されることを防止する効果もあります。
例: 株式会社○○ 佐藤様
必ず敬称を忘れずに記載するようにしましょう。
また、受け取り人を明確にすることと同時に、送付している自分の名前を名乗ることもとても大切です。
さらに挨拶などひとことを添えることは、その後の内容に入るクッションの役目としてとても効果的です。
こちらも大切なことなので是非参考にして頂ければ嬉しいです。
■基本その4
本文の作成のコツはこれだ！「結論→理由」の順で書く！
・内容は「結論→理由」の順で書く！
まず結論から伝えることで、相手がメールの概要をつかみやすく時間の節約になります。
結論 「先日お話いただいた際に、〜〜その後検討した結果〜となりました。」
理由 「理由といたしましては〜〜のため、上記の運びとなりました次第です。」
ポイントは一文を短くすることです！そうすることで相手にも読みやすい文章になります。簡潔な文を意識できるととても素敵ですね。
■基本その5
送付資料について注意すること。
・ファイルを添付していることを文面に記載する。
例: 「○○モンスター」に関しました1点を添付いたしますので、ご確認ください。
・ファイルのデータ容量に注意する。
現在のメール送付のファイルサイズは、マナーとしては1MB以下が望ましいとされています。ですが、イラストなどを送付する場合だとそれでは足りないケースが多いですよね。そいういった場合は、無料大容量ファイル転送サービスを使用することがオススメです。ファイル転送サービスやルールに関してはEPICKSのこちらの記事を是非参考にしてみてください。
【ダメ】1MB以上はメール添付NG！イラスト業界独自の仕事ルール【絶対】
■まとめ
いざメールでやりとりをすると、知人などと勝手が違い意外と戸惑うこともあるビジネスメール。絶対押さえておきたいビジネスメールの基本をご説明させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。顔は見えずとも、分かりやすいメールやスムーズなやりとりはお互い気持ち良いですよね。これからお仕事をする人、お仕事をされている人もぜひ参考にしてみてください！
